La organización, digitalización y automatización del Archivo Institucional, es de gran importancia para la Universidad Nacional Agraria (UNA), tomando como punto de partida el archivo de la Secretaria General, el cual esta visibilizado para ser un área modelo; así lo destacó la maestra Agustina Mercedes Matus Medina, Secretaria General de la Centenaria del Agro; durante el encuentro que sostuvieron las universidades miembros de la Red de Archivos Universitarios de Nicaragua (RAUN), entre ellas la UNA, UNAN-Managua, UNAN – León, UNI, UNP y la UNMRMA.

La UNA fue sede de este importante encuentro, donde la Secretaria General fungió como anfitriona para desarrollar la sesión en la que se trabajó en la planificación del VII Foro de la RAUN programado para el mes de noviembre 2022; y se compartió experiencia del trabajo archivístico que se ha venido realizando con las universidades nuevas que se están integrando a la red.

La maestra Matus Medina, quien por parte de la UNA, también es miembro del equipo de la RAUN, explicó que la Centenaria del Agro , institución pública de educación superior con una trayectoria de 105 años de fundación, ha generado en sus diferentes procesos académicos y administrativos una riqueza de documentos de archivos que requieren de la organización, digitalización e implementación de un sistema automatizado e integral, que permita el acceso, la conservación y el resguardo de la memoria institucional.

“Por su gran importancia para la institución, se encuentra declarado en el POA 2022; en el eje uno de Docencia y Desarrollo curricular y en el PEI 2023 - 2027 en el eje cuatro Gestión Institucional Universitaria de Calidad en la que se tiene como meta digitalizar al menos el 70% de documentos de archivo institucionales”, declaró Matus.

Durante su ponencia la maestra Matus expresó que “la universidad desde el año 2012, inicio su proceso de ordenamiento y resguardo de toda su memoria institucional, pero a partir del año 2020 se empezó un trabajo fuerte en la reorganización del archivo de Secretaria General, donde está toda la documentación importante de la UNA y parte de su historia; está organizada en sus unidades de instalación y conservación, en vista de ser un área modelo con un avance de más del 80 por ciento”.

El ingeniero Alberto Sediles Jaen, rector de la UNA, indicó que las universidades administran una enorme cantidad de documentos, algunos son parte de su propia historia de vida, otros son documentos de comunicaciones de trabajo, gestiones, procesos académicos que tienen suprema importancia para fines de rendición de cuentas, documentos que testimonien como se ejecutan algunos procesos; también muy importante tener esa documentación en orden y accesible para la toma de decisiones institucionales.

Por lo tanto, Sediles recalcó que la red de archivos universitarios contribuye a que las universidades “tengamos ordenado, resguardado y disponible la información que generamos de tal forma que podamos utilizarla en el momento que corresponda y saber dónde está, cómo esta y usarla de la manera que corresponda”.

Así mismo manifestó que como UNA se está avanzando mucho en el ordenamiento del archivo de la Secretaria General, “es el que queremos que sea como un archivo modelo, para que partir de éste podamos empezar a influenciar las otras dependencias de la universidad y tener un modelo único de resguardo, conservación, administración y uso de documentos de tal forma que la información este segura y disponible para cuando se necesite”.

Entre los principales retos que se plantea la Secretaria General de la UNA para los próximos años de cara al archivo institucional está en aprobar el proyecto para la implementación del sistema archivístico automatizado y contar con una infraestructura del archivo central de la universidad, para el resguardo de la memoria histórica.

“El trabajo y organización del archivo, se fundamenta en el marco de la Ley N° 89, Ley de las Instituciones de Educación Superior, Arto. 28, numeral 4, que cita: son atribuciones del Secretario General “Ejercer la custodia del archivo general de la universidad y los sellos”, explicó Matus.

El rector Alberto Sediles junto a la maestra Mercedes Matus, entregaron a los miembros de la Red de Archivos Universitarios de Nicaragua (RAUN), el libro de la UNA “Memorias de un Siglo”, en el que se recopila la historia de la Centenaria del Agro.