El XVI Encuentro de Archivos Universitarios, organizado por la Comisión de Archivos Universitarios del Consejo Nacional de Rectores (CAU-CONARE), se llevó a cabo los días 18 y 19 de octubre de 2023 en modalidad virtual y gratuita. El encuentro reunió a funcionarios de las diferentes universidades públicas y archivistas de otras instituciones nacionales e internacionales, con el objetivo principal de intercambiar experiencias en el cambio climático y la gestión de documentos.

El día 18, la conferencia inaugural “El Cambio Climático”, estuvo a cargo del Dr. Emmanuel González Alvarado, Presidente de CONARE y Rector de la UTN. En su intervención, el Dr. González destacó que el cambio climático es un desafío global que tiene un impacto negativo en el medio ambiente, la economía y la sociedad. Además, mencionó que Costa Rica es uno de los países más vulnerables al cambio climático en el mundo.

La conferencia “Espacios seguros para la gestión documental: ciberseguridad, firma y certificados digitales”, estuvo a cargo del Msc. Miguel Pérez Montero, Director de la Escuela de Ciberseguridad de la Universidad CENFOTEC. En su exposición, el Msc. Pérez Montero destacó que los documentos electrónicos son más seguros que los documentos en papel, ya que ofrecen una serie de beneficios, entre los que se encuentran:

Disponibilidad: Los documentos electrónicos pueden ser accedidos desde cualquier lugar con una conexión a Internet.

Permanencia: Los documentos electrónicos no se deterioran con el tiempo. [aunque se pueden volver obsoletos con el tiempo].

Integridad: Los documentos electrónicos pueden ser rastreados para garantizar que no hayan sido alterados.

Reputación: Los documentos electrónicos ayudan a proteger la reputación de las empresas y las personas.

El día 19, la primera charla denominada: “Buenas prácticas en pandemia con el uso de herramientas tecnológicas” estuvo a cargo del Lic. Diego Cambronero Arce e Ing. Yenifer Esquivel Reyes, funcionarios del Archivo Central de la Universidad Nacional. En su exposición, los expositores compartieron las experiencias de la UNA en la gestión documental durante la pandemia de COVID-19. La UNA ya contaba con un sistema de gestión documental en desarrollo, lo que permitió a la universidad continuar operando de manera efectiva y acelerar la implementación de dicho sistema.

Bajo el mismo tema, el Lic. Javier Vega Ruiz y Bach. Sergio Blanco Zeledón, funcionarios del Centro de Informática de la Universidad de Costa Rica (UCR), expusieron sobre la gestión documental en dicha institución. Los expositores destacaron que la gestión documental en la

UCR ha evolucionado de forma significativa en los últimos años. El desarrollo del Sistema de Gestión de Documentos Institucionales y la implementación de la firma digital automatizada han mejorado la eficiencia y la productividad de los procesos de gestión documental en la universidad.

Por último, la mesa redonda “Cambio climático y su incidencia en la gestión de documentos” contó con la participación de tres expertos en la materia: la MSc. Gerlin Salazar Vargas, de la Universidad de Costa Rica, el M.Sc. Julián Rojas Vargas, de la Universidad Nacional y el MAP. Jonathan Chaves Sandoval, del Consejo Nacional de Rectores. Los expertos coincidieron en que el cambio climático es una problemática que afecta a todos, y que las instituciones de educación superior pueden contribuir a disminuir su impacto en el medio ambiente. Para ello, es necesario implementar una adecuada gestión documental, tanto en papel como electrónica. Esto implica reducir el uso de papel, reutilizar y reciclar documentos, y utilizar sistemas de gestión documental que sean eficientes en el uso de recursos tecnológicos, así como el desecho adecuado de los dispositivos tecnológicos. La mesa redonda concluyó con un llamado a la acción para que las instituciones de educación superior se comprometan con la gestión documental sostenible.

El XVI Encuentro de Archivos Universitarios fue un evento exitoso que brindó un espacio de reflexión y aprendizaje sobre el cambio climático y la gestión de documentos. Las charlas y mesas redondas del encuentro permitieron a los participantes conocer las últimas tendencias en el ámbito de la gestión documental y compartir experiencias sobre cómo las universidades están abordando los desafíos planteados por el cambio climático.

Si desea ver las charlas en su totalidad puede hacerlo en los siguientes enlaces:

Miércoles 18: https://youtu.be/JIVwYTD5W0Q?si=LQ-2f5oLgdN2ohBq

Jueves 19: https://youtu.be/dkk3jACCzDo?si=nEiRrj1sr7ECdoLL