Con una ejecución presupuestaria del 93% en las compras del 2023, la Universidad de Costa Rica, por medio de la Oficina de Suministros (OSUM), logró dar un paso sustantivo hacia la modernización y transparencia en sus compras y contrataciones en los últimos dos años.
La Universidad de Costa Rica es una de las instituciones del sector público con una mayor complejidad en sus procesos de compras y contrataciones dada su naturaleza de institución educativa que actúa en tres ejes sustantivos: la docencia, la investigación y la acción social a lo largo y ancho del país.
Para dar respuesta a las necesidades de las diferentes unidades y alcanzar este nivel de ejecución, la OSUM ha implementado un nuevo esquema de funcionamiento y organización de los procesos de contratación de bienes y servicios institucionales, a partir de la implementación de la Ley de Contratación Pública N° 9986.
Para el año 2024 se espera cerrar con un nivel de ejecución de, al menos, un 85% detalló el Ing Antonio Marín González, jefe de la Oficina de Suministros. Esta disminución en la ejecución se deberá a que contrataciones de proyectos de constructivos de OEPI quedaron registradas este año, pero podrán ser ejecutadas hasta en el 2025.
Planificación de octubre a octubre
A partir del año 2023 en la UCR se implementó una nueva dinámica de ejecución presupuestaria anual (de octubre a octubre) con el propósito de que los presupuestos puedan ejecutarse antes de finalizar el año y fortalecer las unidades de compra especializadas y las unidades regionales de compras.
Antonio Marín, jefe de OSUM, manifestó “Hemos hecho un esfuerzo de determinar cuánto duran las compras, en su mayoría la licitación mayor dura siete meses, una licitación menor cinco meses y una reducida dura dos meses aproximadamente. Además, hay que tomar en consideración el tiempo de entrega. De ahí la importancia de que empecemos a recibir solicitudes en octubre y ya en enero cuando se carga el presupuesto podemos empezar a consolidar las compras”.
Para el ingeniero industrial Warner Cruz Barboza, funcionario de la dirección de contratación pública del Ministerio de Hacienda, este cambio viene a solventar una problemática común de las proveedurías, que afecta no sólo a la UCR, sino a otras instituciones públicas que carecen de una cultura de planificación que les permita que al final de cada año se logre ejecutar el presupuesto.
“¿Qué sucede ahorita en la gran mayoría de las instituciones? se da un pico después de septiembre mientras que, durante todo el año, la carga operativa de contratación en las proveedurías es muy baja y no es porque no haya necesidades anteriores, sino es porque las unidades son lerdas, programan mal o no programan considerando que hay un flujo de contratación después. Mucho de eso se ha abordado en la UCR y se ha impactado de forma muy positiva”, detalló Cruz.
Esto es fundamental para que la institución pueda cumplir en tiempo y forma a partir del 1° de enero de 2025 con la implementación del nuevo sistema institucional modalidad ERP para la administración financiera, el cual permitirá realizar los registros transaccionales bajo las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NICSP).
Creación de nodos de compras
La segunda medida para facilitar los procesos de compras fue la creación de tres áreas de compra diferenciadas: compras mayores compras regionales y unidades de compras especializadas, que vienen a agilizar los procesos que antes se centralizaban en una sola área.
El Ing. Antonio Marín, jefe de la OSUM explica que una de las ventajas de esta nueva forma de contratación es que las decisiones de comprar recaen en los diferentes nodos que conocen de primera mano las necesidades y características de los equipos y servicios que se requieren.
Al respecto, la Mag. Rocio Sáenz Quesada, jefa de Selección y Adquisiciones del SIBDI señaló que, con la formulación del nuevo sistema de compras y de nodos, se ha incrementado la cantidad de solicitudes y de manejo de presupuestos de otras unidades ya que ahora reciben solicitudes, tanto de la sede central, como de las sedes regionales y recintos, unidades académicas, unidades de investigación, la comunidad estudiantil, la comunidad docente y el personal administrativo.
“Nosotros como especialistas en la compra de material bibliográfico, hemos podido también asesorar a las distintas sedes, tanto sede Rodrigo Facio como sedes regionales para que ellos he envíen su solicitud de forma estandarizada y podamos consolidar esas compras y poder hacer menos compras al año, comprar más cantidad y aprovechar mejores precios”, acotó Sáez.
Este enfoque innovador en la planificación de compras enfatiza la importancia de las economías de escala y la reducción de fraccionamientos para optimizar los recursos institucionales ya que la Ley de Contratación Administrativa es estricta en cuanto al fraccionamiento y se convierte en un delito cuando se hacen compras reducidas para evitar una compra mayor, según explicó Antonio Marín, jefe de OSUM.
En una próxima etapa Marín recomienda establecer plazos para el cierre de solicitudes de compra de ciertos bienes como por ejemplo, aires acondicionados, para que se haga solo una compra al año para toda la universidad, evitando así el fraccionamiento, o buscar mejores formas de comprar como las contrataciones por demanda o los convenios marco que consiste en una sola contratación y después se hacen pedidos.
Capacitación y regionalización
Durante el 2023 y 2024 la Oficina de Suministros dio énfasis a la capacitación continua del personal para asegurar que todos los involucrados estén equipados con las herramientas y conocimientos necesarios para llevar a cabo procesos de adquisición efectivos y responsables.
“Con el cambio que se hizo de la Ley de General de Contratación Pública en el año 2021, finales del 2022, teníamos cierta incertidumbre sobre cómo realizar las compras, teníamos dudas en cuanto al uso del sistema electrónico de contratación pública SICOP” explica Mag. Rocio Sáenz Quesada, jefa de Selección y Adquisiciones del SIBDI.
Sáenz, destacó que la capacitación que ha dado la OSUM a las distintas unidades especializadas les ha ayudado a seguir una misma línea de ejecución de los procedimientos, tener un mismo proceso y compartir un mismo lenguaje en cuanto a las compras.
Durante el 2023 y 2024 se han realizado capacitaciones y reuniones con personal de las sedes regionales y unidades especializadas sobre procesos de contratación y sobre buenas prácticas. “Nos hemos acercado mucho a las sedes regionales” acotó Marín.
Todas las capacitaciones además se encuentran en línea en el canal de Youtube de la Oficina de Suministros como material de consulta para las personas usuarias.
Adaptación a nuevas tecnologías
¿Desea conocer cuál es el avance de la ejecución presupuestaria en toda la UCR o solamente en una de sus sedes? Con el panel de control del sistema institución de Compras GECO y contrataciones SICOP cualquier persona pude acceder a estos datos que se actualizan en tiempo real desde el sitio web de la OSUM.
“Ahora tenemos datos, sabemos cuánto monto hay, cuántas solicitudes tenemos en trámite. Antes era un martirio preguntar por una compra en suministros” manifestó Marín.
Este tipo de herramientas también permiten a los responsables de las unidades de compras llevar un registro actualizado y las ha impulsado a alcanzar las metas de ejecución propuestas al poder comparar cómo avanzan otras unidades, fomentando así la excelencia a nivel administrativo.
La tecnología ha sido una aliada fundamental para la modernización de los procesos de compras y contrataciones de la UCR ya que permite agilizar los tiempos de respuesta, dar trazabilidad a los procesos y brindar información de manera transparente tanto a las unidades como a la ciudadanía.
Para Marín, el monitoreo abierto de los trámites de compra es fundamental para mantener un enfoque ético y transparente en todas las etapas del proceso de contratación, así como para cumplir con la nueva Ley Marco de Acceso a la Información Pública.
Esta normativa establece en el artículo 16, inciso n, la responsabilidad de la administración de publicar, mantener actualizada y completa en el sitio web la información de las etapas del proceso de contratación administrativa de la institución. Pese a que aún no se ha reglamentado esta Ley, ya la institución está adelantada en su cumplimiento.
Ejemplo para el sector público
La Oficina de Suministros de la Universidad de Costa Rica (UCR) se ha convertido en un ejemplo para otras instituciones públicas, por lo que su director el M.sc. Antonio Marín fue invitado por el Ministerio de Hacienda para brindar un webbinar sobre "Mejores Prácticas en Proveedurías de Alto Desempeño".
Este evento que se realizó el 26 de septiembre de 2024 reunió a funcionarios de instituciones públicas en gestión de compras públicas para compartir conocimientos y estrategias que promuevan la eficiencia y transparencia en los procesos de adquisición.
El Lic. Jesús Leonardo Guido Rosales, encargado de mejora continua de la sección de control y evaluación de la Proveeduría Institucional de la UNA fue uno de los participantes de esta actividad. A partir de ahí nació una colaboración entre las proveedurías de la UCR y la UNA para compartir conocimientos y herramientas que faciliten los procesos de contratación.
“Nos llamó mucho la atención que íbamos enrumbados sobre el mismo camino, el uso de dashbord para la generación de informes, en nuestro caso con Power BI y en la UCR con Tableu. Ambos van enfocados en la misma línea que es tratar de tener indicadores, llevar plazos de la contratación y cantidad de trámites por analista, por eso nos reunimos luego para lograr ver son los factores que teníamos en común y qué podíamos nosotros mejorar o inclusive aportar”.
La participación de la UCR en dicho evento fomentó este tipo de colaboraciones y reafirmó su liderazgo de la institución con la excelencia en la gestión de compras, contribuyendo al desarrollo de prácticas sostenibles y eficientes en el sector público.
Ing. Warner Cruz Barboza, funcionario del Ministerio de Hacienda, ingeniero industrial, ha trabajado en conjunto con Antonio Marín en el desarrollo de guías de compra innovadora y guía de aplicación de criterios estratégicos (económicos, sociales y ambientales) en el marco del Plan Nacional de Contratación Pública destaca la visión más operativa que ha aportado la Universidad de Costa Rica que sirve como ejemplo para otras instituciones.
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